5 trick för tidsplanering

Under våra dagliga liv utför vi en rad olika sysslor. När de är klara får vi ibland intrycket att vi inte har gjort dem tillräckligt bra eller till och med att vi inte gjort något alls. Det gör oss frustrerade. Varför blir det på detta sätt? Vi har helt enkelt inte haft tillräckligt bra tidsplanering.

För att uppnå bättre tidsplanering kan du använda fem enkla trick som kommer hjälpa dig att komma fram till vad du ska göra varje dag och bättra dig inom alla dagens aktiviteter.

1. Sätt ett mål

Stephen Covey berättar i sin bok 7 goda vanor att vi bör starta med ett mål i åtanke.

Detta mål bör dock möta vissa kriterier:

• Specifikt. Målet måste vara så detaljerat som möjligt.
• Mätbart. Det är väldigt viktigt att du kan mäta huruvida du nådde målet eller inte.
• Realistiskt. Vi sätter ofta orealistiska mål för oss själva, så vi bör anpassa dem så att de blir möjliga att nå.
• Fix tidsperiod. Varje mål bör ha en fastställd tidsperiod inom vilken det måste slutföras. På så sätt kommer det bli enklare att mäta om det uppnåtts eller inte.

2. Etablera prioriteter i din tidsplanering

Stephen Covey säger “det viktigaste först” för att referera till vikten av att skilja på det som är viktigt och brådskande och vad som inte är det för att kunna prioritera dina sysslor.

Covey skapade fyra kvadranter med vilka du kan klassificera varje aktivitet:

• Brådskande och viktig
• Ej brådskande men viktig
• Brådskande men ej viktig
• Varken brådskande eller viktig

Brådskande sysslor är de som kräver omedelbar uppmärksamhet.

Viktiga sysslor är sådana som bidrar till dina långsiktiga mål – till ditt syfte i livet.

3. Planera dina sysslor

Från en professionell synvinkel finns det sysslor som kan definieras som de med hög avkastning (de som ger dig stor vinst) och sådana som ger låg avkastning (de som ger liten vinst).

Varje syssla bör tacklas vid rätt tid på dagen eller i veckan för effektivitetens skull. I vår tidsplanering bör vi dessutom inte bara tänka på tiden som krävs för själva sysslan, utan även allt annat som är involverat (resor, telefonsamtal etc.).

När du planerar dina sysslor bör du öronmärka lite tid för oväntade omständigheter som kan visa sig, så att du kan ta tag i dem om de uppstår.

4. Öronmärk tid

Varje minut vi ägnar åt en syssla, speciellt om det är en med hög avkastning, bör skyddas så att det inte sker några störningar.

Det är vanligt att bli störd av telefonsamtal, e-post etc., men i vår tidsplanering bör vi fokusera på att öronmärka en bestämd mängd tid varje dag till en konkret syssla.

Tim Ferriss definierar i sin bok The 4-Hour Work Week störningar som allt som hindrar dig från att slutföra din syssla. Han skiljer på tre olika klasser av störningar:

• De som får dig att förlora tid. Dessa kan ignoreras med små eller inga konsekvenser.
• De som kräver din tid. Dessa är repetitiva sysslor som stör ditt viktigaste arbete.
• De som uppkommer på grund av okunskap i hur man delegerar. Dessa inträffar när andra är i behov av att vi godkänner enkla sysslor som de kunde ha godkänt själva.

För att kunna öronmärka tid är det viktigt att lära sig att säga “NEJ” till allt som inte är relaterat till ditt projekt eller som inte hjälper dig på något sätt.

Hur som helst kan du säga “inte nu” och lämna den sysslan till ett lämpligare tillfälle.

Aktiviteterna vi utför både i arbetet och våra privata liv bör ibland utföras av oss själva, men kan andra gånger delegeras så att vi kan arbeta i ett lag. Därför är det fundamentalt att lära sig hur man delegerar.

5. Mät resultaten av din tidsplanering

När du har satt ett mål och slutfört sysslan bör du mäta huruvida du slutförde den framgångsrikt inom den tidsram du fastställde.

Om du inte har uppnått resultaten du siktade på kan du utvärdera huruvida ditt mål var realistiskt eller inte och göra justeringar för att göra det möjligt.