Hur du blir bättre på att hantera din tid

Att få ut det mesta av din tid är en fråga om organisation, tålamod och övning. Skuldbelägg inte dig själv om timmarna har gått och du fortfarande inte har lyckats slutföra det du ämnade göra. Vidta åtgärder. Använd råden vi föreslår i den här artikeln.

Skriven och verifierad av psykologen Isabel Ortega.

Senaste uppdateringen: 14 augusti, 2023

Time management är en utmaning för många människor. Vi har verkligen alla stunder när vi har svårt att organisera oss. Det är viktigt att du närmar dig problemet från ett konstruktivt perspektiv och att du inte skuldbelägger dig själv för att du inte lyckats hantera din tid bättre.

Istället för att må dåligt, ska du försöka att använda situationen som en möjlighet att lära sig och utvecklas. Fokusera på att identifiera områden där du kan göra justeringar och utveckla mer effektiva färdigheter. Men du måste förstå att du inte kan uppnå detta över en natt då det kräver tid och övning, så du måste ha tålamod. Ta reda på hur du gör det här.

10 tips för att hantera din tid bättre

En studie publicerad i Journal of Psychology undersökte effekterna av tidshanteringsträning och tidskontroll i arbetsmiljön. Resultaten visade att denna kapacitet positivt påverkar uppfattningen om kontroll och minskning av stress relaterad till arbetsbortfall.

På liknande sätt specificerade en metaanalys publicerad i PloS One att tidshantering är måttligt relaterat till arbetsprestationer, akademiska prestationer och välbefinnande. Så hur kan du justera ditt schema för att dra nytta av bättre tidshantering?

1. Hantera din tid genom att sätta tydliga mål

Definiera dina mål på både kort och lång sikt. Denna praxis hjälper dig att fokusera på de viktigaste uppgifterna och förhindrar att du blir alltför involverad i mindre relevanta aktiviteter.

2. Planera din dag

Ta några minuter i början av varje dag för att skapa en att göra-lista och upprätta en handlingsplan. Planering hjälper dig att fokusera och organisera dig själv, vilket leder till bättre tidshantering. Du kan planera dagligen eller veckovis. Använd apparna på din mobiltelefon (ett papper fungerar också).

3. Prioritera de viktiga “att göra”

Identifiera dina mest relevanta åtaganden och se till att du tar itu med dem först. Att upprätta en hierarki hjälper dig att avancera och undvika att sinka dig med mindre brådskande uppgifter.

4. Hantera din tid genom att eliminera distraktioner

Identifiera och minimera eller eliminera de viktigaste distraktionerna i din miljö, oavsett om det är din mobiltelefon, sociala medier eller onödiga konversationer. Detta hjälper dig att koncentrera dig.

5. Använd tidshanteringstekniker

Det finns flera beprövade strategier som är fördelaktiga för produktiviteten. Till exempel Pomodoro-tekniken. Denna metod består av att arbeta i block om 25 minuter, följt av fem minuters vila. Även Eisenhower-matrisen är användbar, där uppgifterna rangordnas efter deras betydelse och hur brådskande de är.

Du kan också prova batchning (gruppera liknande uppgifter och göra dem tillsammans) eller att arbeta i tidsblock (tilldela specifika block för specifika uppgifter).

6. Delegera när det är möjligt

Om du har möjlighet ska du delegera vissa uppgifter eller be om hjälp. Detta gör att du kan frigöra din tid för att fokusera på viktigare aktiviteter.

7. Lär dig att säga nej för att hantera din tid bättre

Känn dig inte skyldig att acceptera varje uppgift som kommer i din väg. Lär dig att bedöma dina prioriteringar och säga nej till saker som inte passar dina mål eller som är en börda.

8. Organisera din arbetsyta

En rörig arbetsmiljö påverkar din produktivitet negativt. Ta dig tid att organisera den och du kommer att märka att din dag blir behagligare och mer produktiv.

9. Dra nytta av lediga stunder

Använd lediga stunder, till exempel när du reser med kollektivtrafiken eller sitter i ett väntrum, för att läsa eller lyssna på poddar om ämnen relaterade till din personliga eller professionella utveckling.

10. Ta hand om ditt välmående för att hantera din tid

Försumma inte din hälsa och ditt välbefinnande när du försöker hantera din tid bättre. Se till att du får tillräckligt med sömn, motionerar och upprätthåller en balanserad kost eftersom dessa faktorer ökar din energi och koncentrationsförmåga.

Teknik och tidshantering

Den överdrivna användningen av smartphones och annan teknik är ett av de största hindren för god tidshantering. Några av effekterna av dessa enheter är följande:

• Ständiga distraktioner. Varje gång du kollar din mobiltelefon för att svara på meddelanden eller kollar sociala medier förlorar du tid som skulle kunna spenderas mer produktivt.
• Prokrastinering. Smartphones, surfplattor och datorer erbjuder ett brett utbud av underhållning. Om du märker att du skjuter upp viktiga uppgifter för att surfa på nätet, spela spel eller titta på videor, är risken stor att du prokrastinerar och försummar dina ansvar.
• Brist på fokus och produktivitet. Överdriven användning av teknik påverkar din förmåga att fokusera på uppgifter under längre perioder. Att hoppa från en app till en annan eller hålla ett öga på aviseringar splittrar din uppmärksamhet och minskar din produktivitet.
• Att slösa tid utan att inse det. Man hamnar ofta i en slags “tidsfälla” när man använder teknik. Även om det för dig kan tyckas som att du bara kollar dina sociala medier i en minut eller svarar på ett par meddelanden, så går minuterna eller till och med timmarna i verkligheten utan att du märker det.

Bättre tidshantering och teknik

Användningen av teknik i sig är inte dålig. Du behöver bara hitta en balans och använda den medvetet och maximera din produktivitet och på så sätt njuta av mer fritid.

Avsätt till exempel specifika stunder för att kolla din telefon. Stäng av alla onödiga aviseringar och ha bara de brådskande eller viktiga typerna påslagna.

Ta också en paus från tekniken emellanåt. Utför aktiviteter bortom skärmarna under dessa perioder, som att läsa, umgås eller utöva en hobby. Även om det låter paradoxalt, hjälper vissa appar och produktivitetsverktyg dig att bättre hantera din tid genom att blockera vissa webbplatser eller appar under specifika perioder. De spårar och begränsar också tiden du spenderar på dem.

Du måste också utöva självdisciplin. Lär dig att motstå lusten att kolla din mobiltelefon eller använda teknik på ett icke-produktivt sätt. Fokusera på dina viktiga uppgifter och mål.

Förhållandet mellan tidshantering och roliga aktiviteter

Tidshantering och roliga aktiviteter hänger ihop och påverkar varandra på olika sätt. När du inkluderar vad du tycker om att göra i din dagliga planering, ökar det din motivation och ditt engagemang. Det fungerar faktiskt som ett incitament för dig att organisera och slutföra dina uppgifter.

Att göra saker du brinner för förbättrar ditt fokus och din produktivitet. Detta återspeglas även på andra områden i ditt liv. Att ta med aktiviteter som du gillar i din rutin främjar dessutom harmoni mellan ditt arbete och din fritid, vilket innebär att du känner dig nöjd och avslappnad med ett hälsosamt känslomässigt välbefinnande.

Dessutom kopplar tiden du ägnar åt njutbara aktiviteter bort dig från det dagliga livets påfrestningar och krav. Detta gör att du kan återhämta din energi och möta dina ansvar med en lugnare och mer positiv mentalitet.

Balansera dina skyldigheter med tid för avkoppling

Det är viktigt att hitta en balans mellan de aktiviteter du tycker om och dina ansvarsområden, så att du kan njuta av din fritid och förbättra din effektivitet och övergripande tillfredsställelse inom alla områden av ditt liv.

Sammanfattningsvis, att lära dig att hantera din tid effektivt är en kontinuerlig process. Istället för att skylla på dig själv när ditt schema inte verkar fungera, ska du försöka att anta ett tillväxttänk och fokusera på lösningar. Erkänn dina framsteg och behåll en positiv inställning till din förbättring.