Hur man tar sig ur en improduktiv loop

När du upptäcker att fler uppgifter ansamlas än du kan hantera kan de snabbt eskalera. Vi ger dig några tips som kan hjälpa dig.

Granskad och godkänd av psykologen Sergio De Dios González.

Skriven av Edith Sánchez

Senaste uppdateringen: 18 mars, 2024

När du har fastnat i en improduktiv loop känner du att du har för många ansamlade uppgifter för de resurser du har tillgängliga eller den tid du uppskattar att du kan ägna åt dem. En riktigt lång att göra-lista ökar också frestelsen att se åt andra hållet eftersom tanken att ta itu med den gör dig obekväm. Därför letar du efter stimuli för att distrahera dig. Detta innebär dock att din att göra-lista fortsätter att växa.

Säg till exempel att du har fem uppgifter att göra idag, men eftersom du inte har tid för alla gör du bara tre. Imorgon var det meningen att du skulle göra ytterligare fem uppgifter, men eftersom det nu finns två över från idag, måste du göra sju, vilket är omöjligt. Dynamiken fortsätter, du överväldigas av obehagskänslor och du fastnar i en improduktiv loop.

Detta händer för att du hanterar din tid dåligt. Det resulterar i mindre effektivitet och mer stress. Så vad kan du göra om du hamnar i den här typen av situation? Vi kommer att förklara vad den improduktiva loopen innebär och hur man kan fly från den.

Vad är en improduktiv loop?

Du kan fastna i en improduktiv loop utan att ens inse det. Faktum är att de tenderar att börja tyst och blir bara synliga när de är riktigt uttalade. Dessa är de typer av dynamik som vanligtvis uppstår:

• Din arbetsdag är inte tillräckligt lång för att du ska kunna slutföra dina uppgifter helt.
• Du lämnar väntande uppgifter till följande dag, men du avslutar dem inte då heller, eftersom de fortsätter att ansamlas och är för många.
• Du bestämmer dig för att förlänga din arbetsdag. Men detta tröttar ut dig och du gör misstag eller framskrider riktigt långsamt.
• Dagen efter är du tröttare än vanligt. Du upplever arbetsstress tillsammans med känslan av att du inte har kontroll över situationen.
• Du fokuserar på dina akuta uppgifter och försöker jobba så snabbt som möjligt. Det betyder att du gör fler misstag.
• Du fortsätter jobba övertid. Trots det har du fortfarande känslan av att du inte kommer dit du vill vara.
• Du når en punkt där du har många oavslutade uppgifter. Följaktligen börjar du tumma på kvaliteten i ett försök att komma ikapp.
• Även om du verkligen anstränger dig så får du inget erkännande för de uppgifter du gör, trots att du gör dem snabbt. Känslomässigt är du ett vrak. Du har fastnat i en improduktiv loop.

Hur man tar sig ur en improduktiv loop

I föregående avsnitt beskrev vi den klassiska loopen av improduktivitet. Den behöver dock inte nödvändigtvis följa detta mönster. Men oavsett, när du arbetar fler timmar än normalt, och din extra ansträngning helt enkelt inte räcker, är det dags att stanna upp och tänka till.

Så här tar du dig ur en improduktiv loop.

Steg 1. Lokalisera dig själv

Avsätt en timme för att sammanställa din att göra-lista. Inkludera alla dina uppgifter. Gör sedan två listor till. I den ena rangordnar du uppgifterna efter deras betydelse: den viktigaste först. I den andra organiserar du dem efter hur brådskande de är: den mest brådskande först.

• Den övre högra kvadranten kommer att stå för “mest brådskande och viktigast”.
• Den nedre vänstra kvadranten är “minst brådskande och minst viktig”.
• Det övre vänstra hörnet är “mest brådskande och minst viktigt”.
• Den nedre högra delen är “minst brådskande och viktigast”.

Tilldela dina uppgifter till de olika kvadranterna och räkna ut vilken kvadrant du spenderar större delen av din tid i. Framgångsrika människor spenderar mer tid i den övre högra kvadranten.

Steg 2. Planera

Förbind dig att arbeta högst en timme extra varje dag. Om en månad (högst två) bör du vara i stånd att följa ditt schema utan att behöva någon extra tid.

Dela in dagen i fyra block. Lägg 40 procent av tiden på dina mest brådskande och viktigaste uppgifter, 30 procent på de mest brådskande och minst viktiga, 20 procent på de viktigaste och minst brådskande och tio procent på de minst brådskande och minst viktiga. Organisera allt i block, uppskatta hur lång tid varje uppgift kommer att ta dig och sätt upp dagliga mål att uppfylla.

Steg 3. Utvärdera och uppdatera

Det är oerhört viktigt att du uppdaterar ditt dagliga schema när du gör framsteg och eliminerar uppgifter. Om du redan har hanterat många viktiga och brådskande uppgifter, kan du ägna mer tid åt de övriga blocken. Det bästa du kan göra är att planera varje vecka, utvärdera i slutet av veckan och justera därefter.

Förhindra loopar av improduktivitet

Genom att följa de angivna stegen kommer du att kunna ta dig ur din improduktiva loop. Men om du blir övermodig och börjar skjuta upp saker igen, kommer du att vara tillbaka i samma sits på nolltid.

Det bästa är att etablera en gedigen arbetsrutin. Fortsätt använda matrisen då den är väldigt användbar. Det viktigaste är dock att du månar om din vilotid eftersom din produktivitet i hög grad beror på den.