Hur du automatiserar dina repetitiva uppgifter och frigör tid
När det gäller att automatisera repetitiva uppgifter tänker de flesta på teknisk assistans. Men om automatisering utförs på rätt sätt, innebär det mer mental organisation än mjukvara och teknik, även om dessa också kan hjälpa.
I dagens värld måste du varje dag utföra ett stort antal uppgifter, från de enklaste till de mest komplexa. Många av dem liknar varandra men av någon anledning brukar du inte automatisera dessa repetitiva uppgifter. Resultatet är att du slösar bort värdefull tid som du skulle kunna spara.
Även de mest kreativa uppgifterna inkluderar upprepningar. Faktum är att du förmodligen har en mer strukturerad rutin än du kanske tror. Naturligtvis finns det dagliga variationer i dessa repetitiva uppgifter men deras huvudsakliga struktur förblir densamma. Av denna anledning är det möjligt att automatisera dem. Låt oss ta reda på hur man gör det.
“Automation förbättrar livet för människan.”
-Manish Sharma-
Identifiera dina repetitiva uppgifter
Det första steget för att automatisera dina repetitiva uppgifter är uppenbart: du måste identifiera dem. För detta måste du observera dig själv i ett par veckor (minst). Du kommer att se att det finns vissa aktiviteter som du upprepar varje dag och som är lätta att känna igen. Till exempel gå upp, duscha, äta frukost, gå till jobbet, äta middag osv.
Det finns också andra aktiviteter som till en början kanske inte verkar vara så repetitiva, men som utgör en del av din dagliga, veckoliga eller månatliga rutin. Till exempel att skriva en rapport, granska andras arbete, svara på förfrågningar etc. Du kanske inte ser dem som repetitiva uppgifter eftersom de aldrig är exakt likadana. Men de är i grunden extremt lika, vilket är anledningen till att de kan automatiseras till viss del.
Det första målet är att bli medveten om de globala uppgifter som du gör upprepade gånger, även om de varierar i innehåll eller form. Här är några tips:
- Namnge varje uppgift du måste utföra på jobbet. Till exempel rapportskrivning, samarbetsutvärdering, grafisk beredning m.m.
- Notera dina dagliga aktiviteter och ge alltid samma uppgift samma namn. Med andra ord, säg inte “löneöversyn” idag och “löneutvärdering” imorgon, utan använd alltid samma etikett.
- Efter två veckor ska du granska dina anteckningar och identifiera vilka uppgifter som är repetitiva.
Automatisera dina procedurer
Att automatisera repetitiva uppgifter är likvärdigt med att automatisera procedurerna för att utföra dem. I själva verket anger du vart och ett av de steg som krävs för att utföra en viss aktivitet. När du har gjort det ska du svara på följande frågor:
- Finns det några steg du kan ta bort eller slå samman med ett annat?
- Vilka steg kan mekaniseras och vilka kan inte mekaniseras?
- Finns det möjlighet att skapa en mall för att utföra ett eller flera av dessa steg?
- Finns det ett program eller en app som gör det enkelt att utföra ett eller flera av dessa steg?
- Kan du förena ett eller flera av stegen i en procedur med dem i en annan?
När du har besvarat dessa frågor är du redo att automatisera dina repetitiva uppgifter. Med det sagt är det inte särskilt lätt att nå denna punkt eftersom du måste utföra ett detaljerat arbete med observation och analys. Men det är verkligen värt besväret eftersom du kan frigöra cirka 30 till 40 procent av din tid.
Att automatisera repetitiva uppgifter är en fråga om analys
På ett sätt automatiserar vi alla repetitiva uppgifter. Faktum är att våra hjärnor är bra på det och de gör det utan att vi ens inser det. Men om vi inte är medvetna om detta faktum, kanske vår automatisering av procedurer inte är optimal.
Därför är medveten processautomatisering ett sätt att optimera processer som din hjärna redan har genomfört. När du väl har hittat de smidigaste och effektivaste procedurerna kommer du lätt att anpassa dig till dem eftersom din hjärna älskar att följa mönster. Det betyder att den inte behöver arbeta lika hårt.
Om du gör det ordentligt blir du mer organiserad och har också mer tid tillgänglig för allt som inte kan automatiseras som kreativitet, att ha kul och avkoppling.
Samtliga citerade källor har granskats noggrant av vårt team för att säkerställa deras kvalitet, tillförlitlighet, aktualitet och giltighet. Bibliografin för denna artikel ansågs vara tillförlitlig och av akademisk eller vetenskaplig noggrannhet.
- Lillo, S. G. (2021). Equilibrio y organización de la rutina diaria. Revista Chilena de Terapia Ocupacional, 22(2), 169-176.
- Pérez Echevarría, M. P., & Pozo Municio, J. I. (2001). Automatizar para pensar. Cuadernos de pedagogía.
- Pina, M. J. B. (2016). Método de evaluación ergonómica de tareas repetitivas, basado en simulación dinámica de esfuerzos con modelos humanos (Doctoral dissertation, Universidad de Zaragoza).
