Undvik vanliga misstag inom kommunikation

· 26 juni, 2016

Några av misstagen vi begår när det kommer till kommunikation kan orsaka massor av problem för oss. Sättet vi kommunicerar på kan till och med förstöra våra relationer med andra eftersom det ger en bild av oss som inte matchar vad vi vill visa upp eller vilka vi är.

Effektiv kommunikation är fundamentalt för mänskliga relationer. Härnäst ska vi analysera de vanligaste misstagen vi begår när vi interagerar med andra för att se hur vi kan undvika dem.

”Om det inte finns någon kommunikation så finns det ingen människa.”

-Francisco Garzón Céspedes-

Misstag inom kommunikation du bör undvika

Som du säkert märker i ditt eget liv är effektiv kommunikation fundamentalt för att undvika missförstånd.

Grälande par

För att hjälpa dig med denna uppgift ska vi ge dig följande råd, med vilka du kommer kunna undvika vissa kommunikationsmisstag:

Att inte dubbelkolla dina skriftliga meddelanden

Skriftliga meddelanden är ett enkelt och snabbt sätt att kommunicera och har många fördelar, bland annat eftersom det man skriver kan korrigeras innan man skickar det.

Få personer skriver i samma hastighet som de talar eller tänker. Detta antyder att tidsfördröjning kan resultera i andra meddelanden än de vi försöker förmedla.

Men opassande eller felaktig användning av uttryck, idiom, grammatiska fel, autokorrigeringar etc. kan förmedla fel budskap.

Att undvika dessa misstag är lika enkelt som att kolla igenom texten som ska skickas innan den skickas, oavsett om det är ett brev, ett e-postmeddelande eller ett SMS.

Att ge dåliga nyheter via e-post

Många personer känner sig obekväma med att leverera dåliga nyheter, och för att undvika detta bittra ögonblick använder de e-post eller, ännu värre, meddelandeapplikationer för att förmedla dem.

Dessa kanaler gör dock inte meddelandet mjukare, och det uppstår ofta missförstånd. All kraft hos vårt kroppsspråk går dessutom förlorad, och vi har inte längre något sätt att visa våra mer intensiva känslor.

När du måste delge någon dåliga nyheter eller tala om svåra ämnen ska du därför inte använda skriftlig kommunikation; tala istället med personen öga mot öga.

Att tala direkt med personen kommer låta dig se dennes reaktion och därmed få veta huruvida budskapet gått fram. Dessutom får ni en möjlighet att reda ut eventuella frågetecken.

”Den viktigaste delen av kommunikation är att lyssna på det som inte sägs.”

-Peter Drucker-

Att undvika svåra konversationer

Svåra konversationer är jobbiga. Men när det finns ett problem som behöver en lösning måste vi konfrontera det. Att undvika svåra situationer är ett sätt att göra problemen ännu värre.

Problem fixar inte sig själva, och om du inte löser dem kommer du ge situationen chansen att utvecklas till något som är potentiellt mycket allvarligare.

Om du har en svår konversation framför dig ska du inte gå som katten kring het gröt. Konfrontera den; ju tidigare desto bättre.

Att anta att budskapet har förståtts

När du skickar eller kommunicerar ett budskap måste du se till att mottagaren har mottagit och förstått ditt meddelande.

För att förvissa dig om att ditt meddelande har förståtts på rätt sätt ska du använda frågor med öppna svar som börjar med ”hur”, ”varför” eller ”vad”. Dessa frågor stimulerar reflektion och kommunikation.

Fel i kommunikation

Att inte vara bestämd

Bestämdhet är förmågan att säga saker som de är och som du ser på dem utan att såra andra människor. Ofta kommunicerar vi inte våra nödvändigheter eller skyndar så mycket när vi talar att vi förlorar en del av budskapet eftersom vi vill undvika en konflikt. För att undvika detta misstag måste du lära dig att utveckla din bestämdhet.

Vänj dig vid att säga saker direkt, utan att göra någon ledsen, samtidigt som du försvarar dina rättigheter och önskningar. I slutänden måste du säga som det är, och ju tidigare du gör det, desto mindre spänning kommer byggas upp och desto enklare kommer det vara.

Att svara på en känslomässig reaktion

I spända och frustrerande situationer är det lätt att reagera känslomässigt när vi ställs inför ett problem eller en fråga, istället för att svara lugnt. Många personer tror att det är rättfärdigat, men sanningen är att det inte alls är det.

Denna typ av känslomässiga reaktion kan skada ditt rykte, irritera människor och ge intrycket att du saknar självkontroll.

Försök att hålla dig lugn innan du svarar eller agerar. Om du känner att du är väldigt spänd eller håller på att explodera, ska du blunda och räkna till tre (eller vilket nummer du än anser nödvändigt). Om du svarar på ett aggressivt eller känslomässigt sätt kommer du ytterligare komplicera din kommunikation med andra.