Parkinsons lag: Varför slösar vi bort så mycket tid?

Cyril Northcote Parkinson var en historiker som under många år arbetade inom den brittiska statsförvaltningen. Den erfarenhet som han ackumulerade ledde till att han publicerade en bok 1957 med titeln “Parkinson’s Law and Other Studies in Administration”. I detta arbete formulerade han sin berömda lag, Parkinsons lag, som i verkligheten inte är en enda lag utan faktiskt flera lagar.

Parkinson observerade noga arbetssättet som utfördes på regeringens kontor. Med hjälp av sin dagliga erfarenhet lyckades han hitta mönster som lät honom postulera sina grundläggande principer. Parkinsons lag kan sammanfattas i följande tre postulat:

• “Arbetet expanderar tills det fyller den tid som finns tillgängligt för dess utförande.”
• “Kostnader kommer att öka tills de täcker hela inkomsten.”
• “Den tid som tillägnas ett ämne på agendan är omvänt proportionellt mot dess betydelse.”

Sedan dess skapelse har experter inom ämnet verifierat riktigheten hos Parkinsons lag. Och den har blivit till en guide som har lett till nya arbetsmetoder och tidshantering, för bättre effektivitet.

Parkinsons lag och tidshantering

Huvudtillämpningen av Parkinsons lag ligger inom administrationen av tid. Dess första postulat indikerar: “Arbetet expanderar tills det fyller den tid som finns tillgängligt för dess utförande.” Detta innebär att om du har en timme till att utföra en uppgift, så kommer du att ta en timme på dig att utföra den. Men om du har en månad så kommer det att ta en månad.

Sanningen är den att vi varje dag bevittnar hur riktig denna lag är. Exempelvis, när studenter har två eller tre månader på sig och det slutar med att de gör det 24 timmar innan dess deadline. Eller när du måste slutföra ett arbete på eftermiddagen. Du väntar med det fram tills ett par timmar innan den satta tiden. Och under dessa få timmar gör du allt som du inte har gjort tidigare.

Denna princip är relaterad till ett annat postulat som Parkinson kallade “Utvidgningens lag”. Han etablerar att när du har tid så kommer du alltid tendera att skjuta upp allt som du måste göra. Men varför händer detta? Helt enkelt för att tid är ett väldigt subjektivt ämne. Det beror mer på vår inre perception än på det faktiska antalet timmar.

Parkinson noterade även att ju mer tid vi spenderar med att slutföra en uppgift, desto mer komplicerad blir den och även svårare. Om du har uppfattningen att du har mycket tid på dig så kommer du att fokusera mer på detaljer. Du kommer att försöka täcka även de minsta aspekterna av uppgiften. Om du har bråttom kommer du istället att försöka komma till sakfrågan utan att spilla tid.

Ett byråkratiskt ont som vi alla kopierar

Parkinson noterade även att de minst viktiga ämnena var de som tog upp mest tid. Han skapade därför sitt tredje postulat, “Den tid som tillägnas ett ämne på agendan är omvänt proportionellt mot dess betydelse.”

Det verkar som att relevanta faktorer kräver en allvarlig attityd och mer precisa tillvägagångssätt. Därför måste man utföra dem mer effektivt. Bagateller får å andra sidan folk att vilja delta och säga vadhelst de tänker på. Mer tid ägnas därför åt dem.

Parkinsons lag kan tillämpas på allt

Även om Parkinsons lag postulerades efter observation av byråkrati, är sanningen den att den kan tillämpas på allt, och inte endast när det gäller tidshantering. Det täcker även andra aspekter i livet, som kostnader och organisering av fysiska utrymmen.

Parkinson indikerade att “Utgifter kommer att öka tills de täcker hela inkomsten”. Detta innebär att det inte spelar någon roll hur mycket du tjänar, du kommer alltid att hitta ett sätt att “precis klara dig” eller till och med hamna i skuld. En person kan leva med en viss inkomst utan problem. Om dennes inkomst ökar innebär inte detta att denne kommer att ha ett överskott. Personen kommer istället att omorganisera sina finanser så att inget blir över.

Resultatet av dessa beteendemönster är en stor nivå av ineffektivitet. Tid och pengar räcker aldrig till. Om vi tittar närmre på detta så är det p.g.a. det felaktiga sätt som vi administrerar dem. Faktum är att denna artikel som du läser skrevs med Parkinsons rekommendation i åtanke: dela upp arbetet i mindre uppgifter och etablera en tidsgräns för att klara av dem. Resultatet: du klarar av uppgiften dubbelt så snabbt. Vad tycker du? Vill du prova det?