Felslut i planeringen - en vanlig orsak till improduktivitet
Vi har alla varit med om felslut i planeringen, ett koncept som på engelska kallas planning fallacy. Det händer ofta att vi misslyckas med det vi planerar. Trots våra planer händer det ofta att det inte blir som vi tänkt; det kan vara både på jobbet och hemma. Ett bra exempel på detta är när vi gjort upp en att-göra-lista och denna fortfarande är ogjord när dagen är slut, eller veckan, eller månaden.
Skillnaden mellan planeringen och implementeringarna har konsekvenser som märks gällande tidsaspekten. Men den har också en påverkan när det gäller resurser, produktivitet och effektivitet. Felslut i planeringen kan även skapa allvarliga effekter när det kommer till känslor.
“Planering: att försöka hitta den bästa metoden för att uppnå ett oavsiktligt resultat.”
-Ambrose Bierce-
Varför det uppstår felslut i planeringen
Ända sedan början på industriåldern har människan pratat om konceptet med felslut i planeringen, dock har konceptet fått heta olika saker under tidens gång. När den industriella produktionen och därefter serieproduktionen började ta över världen, blev tid något som var av särskild betydelse. Det huvudsakliga målet i sammanhanget blev att maximera produktionen på minst möjliga tid. Lönsamheten var beroende av detta.
Med tiden har planering blivit en viktig del på både organisatorisk och personlig nivå. Trots detta har det snabbt blivit tydligt att skriftligt utformade planer i de flesta fall aldrig blir implementerade så som det varit tänkt.
Flera årtionden passerade innan man började implementera en mer konsistent planeringsteknik inom industrin. Samtidigt var dock tillförlitligheten låg till denna teknik på de personliga områdena och på de områden inom industrin där produktionen var mer beroende av maskiner än av människor, till den grad att man ansåg att det var en rent omöjlig uppgift.
1979 postulerade Daniel Kahneman och Amos Tversky idén om planeringsfällan. De uppfattade att detta var ett väldigt vanligt förekommande problem och upptäckte att det låg en kognitiv bias bakom det hela. Det förekommer nämligen ett självbedrägeri bakom uppfattningen om verkligheten.
Planeringsfällans karakteristika
Över tid har mer detaljerade beskrivningar dykt upp bakom denna så kallade planeringsfälla. Idag har vi fått en förståelse för denna villfarelse som en illusorisk tidsuppfattning som skapar felaktigheter när det kommer till aktivitetsplanering.
Dessa är de huvudsakligaste egenskaperna bakom felslut i planeringen:
- Under planeringsstadiet finns en tendens att man visualiserar de mest optimistiska scenarierna. Detta innebär att planerna blir baserade på att allt går smidigt; utan motgångar, förbehåll och oförutsedda omständigheter.
- Illusoriskt tänkande är vanligt förekommande. Denna typ av tänkande förekommer där önskningar påverkar en objektiv bedömning av verkligheten. Med andra ord är det ett önsketänkande.
- Tolkningen av själva prestationen är inte helt korrekt. När vi planerar gör vi vanligen en optimistisk utvärdering av våra egna förmågor. Vi förutsätter att vi ska kunna göra vissa saker väldigt snabbt. Detta är en av nyckelfaktorerna bakom felslut i planeringen.
- Vid en kollektiv planering finns en tendens att vi blir alltför ledda av vår önskan att imponera på andra. Med andra ord vill vi visa upp hur effektiva vi är, vilket kan skapa beräkningsfel av hur mycket tid som verkligen krävs för uppgifterna.
Samtidigt är det normalt att många av oss tror att ju snabbare vi gör något, desto bättre. Detta skapar benägenheten att planera in mindre tid än vi behöver för att utföra vissa arbeten eftersom vi vill imponera på andra.
Konsekvenserna av felslut i planeringen
Den största konsekvensen av felslut i planeringen är att man inte planerar in tillräckligt med tid. I vissa fall kan denna tidsoptimism också leda till en obalans i resursplaneringen. Samtidigt innebär det också en dålig generell slututvärdering.
Hur som helst så är den största nackdelen med detta den kraft det tar på emotionell nivå. Den personliga negativa effekten av felslut i planeringen är en känsla av ständig frustration. Det kan också leda till en viss grad av permanent stress. Att misslyckas med att prestera som man tänkt kan skapa känslor av stress och obehag.
Det bästa sättet att undvika denna kognitiva bias är att ta hänsyn till tidigare erfarenheter. Dessa visar hur stor tidsåtgången verkligen är för varje aktivitet. När man planerar är det alltid bäst att också lägga in extra tid för eventuella oförutsedda händelser och ovissheter. På så vis kan man undvika att hamna i en ond cirkel av frustration.