Distansarbete och coronaviruset: utmaningar och vägen framåt

21 maj, 2020
Inte alla yrkessektorer har möjlighet till det, men många företag väljer nu distansarbete för att försöka begränsa smittspridningen av COVID-19. Detta innebär dock även en utmaning, en utmaning som tvingar oss att beakta vissa faktorer.

Winston Churchill sa att han inte brydde sig om handling; vad som egentligen störde honom var passivitet. Varje utmaning, oavsett ekonomisk, militär eller social, kräver att vi har förmågan att anpassa oss och acceptera förändringarna. Distansarbete och krisen med coronaviruset är angelägna frågor som hela världen står inför just nu. De flesta länder tar detta på allvar, och det är något vi alla bör förbereda oss för.

Det är tydligt att inte alla yrkesområden har råd med detta alternativ. Men den största delen av arbetsmarknaden är praktiskt taget tvungen till att göra det… om inte nu, så inom de närmaste veckorna. Är det möjligt vi överdriver när vi föreslår detta? Inte alls. De allra flesta affärsenheter överväger redan att ta detta steg, och inte bara med orsaken att förebygga.

En sak vi måste förstå om dagens värld är att vi är beroende och påverkas av varandra. Den nu klassiska metaforen om en fjärils fladdrande vinge är en bra beskrivning av det vi alla upplever nu. Vad som händer på ett ställe på planeten påverkar ett annat.

Vad som händer i ett produktions- och affärsområde påverkar till slut andra länder och sektorer. Arbetsmarknaden är inte en ö; den är ett väldigt komplext nätverk, på många sätt liknande ett spindelnät. När man skakar en del av det, rör sig hela strukturen.

Det är viktigt att vi förenar oss och handlar ansvarsfullt, empatiskt och intelligent. Om det är många företag som bestämmer sig för att använda sig av distansarbete som alternativ, då är det också detta steg som även andra måste ta.

Det här är en utmaning, en utmaning som också kan leda till väldigt positiva resultat på lång sikt. Låt oss analysera det i detalj.

Distansarbete och coronaviruset: vilka utmaningar har vi framför oss?

COVID-19 är inte ett vanligt virus. Dess förekomst påverkar nu många sektorer i våra samhällen: sektorerna för finans, arbetsmarknad, turist, utbildning och, förstås, hälsa.

Inför detta hot och den osäkerhet det skapar, är gemensamma åtgärder det bästa svaret. Vi måste komma överens om dessa åtgärder tillsammans med experter, med en stark tillförsikt att vi kommer att ta oss igenom denna utmaning.

Den direkta implikationen av det här är att arbetsmarknaden måste göra förändringar för att minska riskerna och, så långt det är möjligt, hindra smittspridning. Och då är det ett naturligt alternativ för företag att vända sig till distansarbete.

Kina var bland de första som implementerade denna strategi. Denna åtgärd har hjälpt till att skydda många städer och miljoner människor. Många företagsanställda i Kina jobbar fortfarande på distans hemifrån, bland annat via videokonferenser och andra andra kommunikationsmetoder.

Nu börjar övriga världen att reagera på samma vis. Vad vi hittills har sett är följande:

Företag som vidtar åtgärder: distansarbete

Att vi kan välja att jobba på distans under krisen med coronaviruset visar att vi har förmågan att acceptera denna utmaning. Men kanske vi dock ändå behöver lite träning.

Det största problemet idag är en faktor som är väldigt svår att kontrollera: rädsla. Detta gör att många företag plötsligt från en dag till en annan tar beslutet att låta sina anställda jobba hemifrån.

  • Microsoft, Facebook, Amazon, CNN, Citigroup, Ford, och Twitter har bett sina anställda att jobba hemifrån. Denna situation har tvingat dem att hastigt måsta bortse från sina nödprotokoll. Som ett resultat har de upptäckt att de måste uppdatera sig på flera olika punkter.
  • Många företag har valt att skicka hem sina anställda medan de rengör och sanerar sina kontor.
  • Intervjuer öga mot öga är nu förbjudna. Tidigare stod alternativet att söka ny personal via videokonferens för 20%, och endast vissa företag gjorde detta. Nu är det emellertid något som kommer att börja göras på en mer regelbunden och generell basis.
  • Japans största reklambyrå låter nu sin personal jobba på distans.
  • Norra Italien, området i Europa med det största antalet smittade individer, var det första området i Europa att isolera sig. Italien som stat har också börjat att implementera detta arbetsalternativ.
  • Affärsresor har blivit begränsade. De flesta internationella konferenser, kongresser och mässor stängs eller blir inställda. Ett sätt att hålla uppe kommunikationsflödet och affärsåterkopplingen mellan länder är med videokonferenser.

Distansarbete och de som inte kan jobba hemifrån

Men inte alla yrkeskategorier kan välja detta alternativ. Läkare, sjuksköterskor och annan sjukvårdspersonal är tveklöst den mest utsatta gruppen för tillfället. Dessutom har dessa människor det största ansvaret i dagsläget.

Utöver sjukvårdssektorn, behöver våra länders ekonomier också andra sektorer som bland annat handel, transport och jordbruk. Dessa behöver fortsätta fungera för att tillgodose oss med allting som vi behöver och säkerställa att livet fortsätter som normalt. Men alla företag som har möjligheten att låta sin personal jobba på distans och hemifrån kommer helt enkelt bara att vara tvungna att ta detta steg.

Målet är simpelt: att så få människor som möjligt ska bli smittade och att samtidigt handla i harmoni med andra företag som också sköter sin verksamhet på detta vis. Men hur bör de gå till väga? Vilka är de verkliga utmaningarna för distansarbete och krisen med coronaviruset?

Distansarbete och coronaviruset: vilka strategier bör vi implementera?

Distansasbete är mer än att bara jobba hemifrån. Det behövs ett protokoll, en strategi, en uppföljning. På samma gång kan vi inte blunda för dagsläget och situationen med COVID-19. Vi bör därför följa följande riktlinjer:

  • Distansarbete innebär vissa arbetsförhållanden som arbetaren måste vara medveten om.
  • Företag bör skapa rollen e-ledare. Detta är personen som utformar, kontrollerar och utvärderar distansarbetet inom en organisation.
  • Företag måste skapa virtuella termer för att sätta upp specifika mål och riktlinjer som ska upprätthållas mellan kolleger och chefer.
  • De måste skapa verktyg för att analysera framsteg, utföranden och prestationer.
  • Tidsplanering är viktigt: att organisera både individuellt arbete och teamarbete.
  • Anställda måste kunna separera sitt arbetsliv från sitt privatliv och personliga ansvar.
  • Därtill är det nödvändigt att utveckla färdigheter såsom motivation inför detta nya sätt att arbeta. Andra färdigheter man bör utveckla är bland annat ansvarsfullhet, kreativitet, korrekt kommunikation på distans, förtroende och lojalitet.

Transparens inom kommunikation: empati som en vardaglig resurs

Slutligen har företag som bland annat Amazon, Uber och Microsoft alla varnat oss för ett specifikt problemområde. Distansarbete kan öka rädslan för viruset vilket kan göra att rykten och missuppfattningar lätt sprids. Av denna anledning har dessa företag börjat skapa specifika områden där ledning och anställda kan skicka och ta emot internmeddelanden.

Tanken är att hålla sina anställda informerade om vilka steg som tas av organisationen. Detta är bland annat information om kontorsstädning, begränsning av resor utomlands och ifall anställda inom företaget har blivit smittade. Syftet är att undvika panik och minska rädsla om bland annat eventuella uppsägningar eller företagsnedläggningar. Transparens skapar tillit. Empatisk kommunikation skapar positiva band inom en organisation.

Sammanfattningsvis är distansarbete under krisen med coronaviruset nu verklighet. Om vi lär från denna erfarenhet och agerar tillsammans, och ger vårt bästa, kommer vi att komma starkare ut på andra sidan. Det är dags att vara proaktiva och handla med förtroende.